В условиях изменения геополитической и экономической ситуации в стране и мире внутренний аудит претерпевает изменения, пересматривая цели, виды и периодичность проверок. При этом остается неизменным и усиливается направление аудита, связанное с оказанием пользы компании в организации и функционировании бизнес-процессов, существенно влияющих на результаты ее деятельности. Так, в области ТЭК к таким процессам можно отнести управление ремонтной и инвестиционной деятельностью. Это один из ключевых факторов успеха компании в достижении надежной (безаварийной) и экономичной работы оборудования, зданий и сооружений в течение установленного срока, роста финансовых результатов за счет снижения ущерба/ упущенной выгоды от простоя оборудования, расходов на его техническое воздействие, расходов на строительство и ремонт зданий и сооружений.

В частности, актуален вопрос эффективной организации взаимодействия заказчика и исполнителя работ в рамках технического воздействия на оборудование, здания и сооружения¹ (далее — ЗиС).

С одной стороны, заказчику необходимо привлечь подрядные организации, которые способны выполнить указанные работы, соблюдая действующие нормативно-технические требования (далее — НТД), договорные условия, принципы разумности и добросовестности.

С другой стороны, в целях повышения эффективности процессов заказчик должен оптимизировать деятельность по планированию работ и формированию технических заданий на приобретение работ, подготовке оборудования/ ЗиС к ремонту, приемке из ремонта, актированию и анализу выполненных работ. При этом важно, чтобы деятельность соответствовала действующим требованиям НТД и внутренним нормативным документам (далее — ВНД), была организована рационально и эффективно.

Схема 1. Взаимодействие участников процесса управления ремонтной и инвестиционной деятельности в разрезе направлений деятельности:
 

Деятельность службы внутреннего аудита (далее — СВА) может оказывать существенное влияние на оценку эффективности вышеуказанных процессов/ направлений деятельности посредством предоставления независимых гарантий в части:

• соблюдения установленных требований НТД, ВНД;
• эффективности и рациональности расходования средств компании;
• достоверного отражения фактов хозяйственной деятельности в отчетности компаний (бухгалтерской, налоговой, управленческой);
• выявления "узких мест" в направлениях деятельности в целях выявления рисков/ фактов мошенничества;
• заключения договоров, обеспечивающих имущественные права и обязанности заказчика;
• рационального уровня автоматизации процессов/ видов деятельности, позволяющего получить максимально возможный экономический эффект.

Схема 2. Независимые гарантии службы внутреннего аудита:

Итак, рассмотрим вариант, когда служба внутреннего аудита уже включила в план работы аудит процессов по управлению ремонтной и инвестиционной деятельностью, предполагающий проверку всех подпроцессов. Основываясь на практическом опыте работы СВА ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией", рассмотрим основные задачи и области аудита в разрезе подпроцессов:

1. Планирование работ

Для оценки эффективности функционирования процесса планирования работ в рамках ремонтной и инвестиционной программы компании внутреннему аудитору необходимо убедиться в том, что:

a) учтены норма расхода МТР², а также техническое воздействие на оборудование, здания и сооружения в сроки и объемах, определенных требованиями НТД (в том числе ремонтной и технической документацией, предписаниями надзорных органов), и стоимостью, определенной на основании ВНД компании, регламентирующих вопросы сметного ценообразования;

b) процесс достаточно регламентирован для его эффективного функционирования и предотвращения риска мошенничества (распределена ответственность и закреплен контроль за функционированием процесса);

c) имеется достаточное количество сотрудников с необходимой квалификацией для обеспечения эффективного функционирования процесса и контроля за ним с учетом действующего уровня автоматизации процесса. В рамках этой процедуры необходимо определить перечень лиц, ответственных за формирование плановых параметров ремонтной и инвестиционной программы и контроль (должностные инструкции, положения о подразделениях, приказы о назначении ответственных лиц и прочее);

Например, аудиторы ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией" проводят:

1) сравнительный анализ показателя "Количество единиц оборудования цехов энергетических объектов, приходящихся на одного сотрудника подразделения, формирующего плановые параметры программы ТОиР³" с нормативным показателем, рассчитанным на основании экспертного мнения, и с показателями объектов генерации, имеющих аналогичное оборудование;

2) опросы, анкетирование участников процесса о достаточности персонала, ответственного за формирование плановых параметров ремонтной и инвестиционной программы в соответствии с требованиями ВНД, НТД.

d) автоматизированная информационная система (АИС), с помощью которой осуществляется формирование плановых параметров ремонтной и инвестиционной программы, содержит достоверные сведения и алгоритмы, соответствующие действующим в компании требованиям НТД и ВНД в области ремонтной и инвестиционной деятельности, также оптимальный размер автоматизированных контролей;

e) включены мероприятия, предполагающие эффективное и рациональное использование ресурсов компании. В рамках процедуры формируется оценка корректности расчета эффекта, достижимости его плановых параметров, эффективности и рациональности выбора варианта технического воздействия на оборудование, достаточности технического обоснования для планирования мероприятия.

Результаты проверки можно отобразить в следующем виде⁴:

2. Подготовка к выполнению работ

Для оценки эффективности функционирования процесса подготовки к выполнению работ в рамках ремонтной и инвестиционной программы компании внутреннему аудитору необходимо убедиться в том, что:

a) заключены договоры подряда и поставки, обеспечивающие выполнение плановых параметров ремонтной программы, а именно:

• проведение работ достаточным и квалифицированным составом рабочих основного производства и качество, соответствующее требованиям НТД и ВНД (в том числе, ремонтной и технической документации);
• поставку оборудования, соответствующего нормативным требованиям и требованиям технического задания в плановые сроки;
• наличие у подрядчика необходимой оснастки;
• передачу перечня необходимой ремонтной документации, перечня и бланков отчетно-исполнительной документации, которые необходимо заполнить ответственным представителям подрядной организации в ходе и по окончании работ.

b) оборудование подготовлено к выводу в ремонт.

Исходя из практики СВА ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией", при аудите данного направления за период более 3-х лет выявлены несущественные нарушения и риски мошенничества. В настоящее время используется аудит данного направления в случае выявления нарушений и недостатков по результатам анализа исполнения ремонтной и инвестиционной программы, либо аудит направления, связанного с выполнением и приемкой работ.

3. Выполнение работ

Для оценки эффективности функционирования процесса выполнения работ в рамках ремонтной и инвестиционной программы компании аудитору необходимо убедиться в том, что:

a) количественный и квалификационный состав рабочих основного производства, на которых оформлены допуски на выполнение работ, соответствует плановым и договорным параметрам ремонтной и инвестиционной программы;

b) процедура допуска на выполнения работ соответствует требованиям НТД и проводится в нормативные сроки;

c) месячные плановые задания на выполнение работ, составленные ответственными сотрудниками подрядной организации, учитывают оптимальную загрузку рабочих основного производства и выполнение работ в плановые сроки и качестве, соответствующем требованию НТД и договора подряда.

Исходя из практики службы внутреннего аудита ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией", в рамках данной процедуры аудиторы сопоставляют трудоемкость плановых работ и разряд рабочих основного производства для их выполнения с данными сборника базовых расценок (ЦКБ) по идентичным работам;

d) осуществляется периодический контроль за выполнением работ со стороны ответственных сотрудников заказчика.

4. Приемка работ

Для оценки эффективности функционирования процесса выполнения работ в рамках ремонтной и инвестиционной программы компании аудитору необходимо убедиться в том, что:

a) выполнены договорные объемы работ в полном объеме, своевременно и с должным качеством;

b) отчетно-исполнительная документация, подтверждающая выполнение работ в должном качестве, соответствует требованиям НТД и условиям договора.

По практике СВА ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией", непредоставление ответственными сотрудниками со стороны заказчика и/или подрядчика в ходе проверки отчетно-исполнительной документации в полном объеме формирует высокий риск полного/ частичного невыполнения работ. В этом случае аудитор проводит дополнительные аудиторские процедуры, которые могут подтвердить или опровергнуть предположение о полном/ частичном невыполнении работ (например, используя данные об изменениях технико-экономических показателях работы оборудования, заявки на вывод оборудования в ремонт; сопоставление трудоемкости работ по актам КС-2 с фактической трудоемкостью работ (по данным учета нахождения персонала подрядной организации на территории электростанции); опрос рабочих основного производства, участвующих в выполнении работ и прочее).

5. Актирование работ

Для оценки эффективности функционирования процесса выполнения работ в рамках ремонтной и инвестиционной программы компании аудитору необходимо убедиться в том, что:

a) применены корректные расценки и базы сметного нормирования, соответствующие выполненной номенклатуре и условиям выполнения работ;

b) МТР и оборудование, использованные в ходе выполнения работ, включены в акты выполненных работ по стоимости, указанной в договоре подряда, и в полном объеме;

В ходе выездного этапа проверки внутренние аудиторы нашей компании осматривают возможные места хранения и складирования МТР и оборудования на местах производства работ/ в цехах (мастерские, кладовые).

Это позволяет выявить МТР и оборудование, не использованные в ходе ремонта, но отраженные в актах выполненных работ. Данные факты могут указывать на невыполнение/ выполнение не в полном объеме заактированных работ;

c) калькуляции, на основании которых сформирована стоимость выполненных работ, подтверждены документацией (количество и зарплата рабочих основного производства, уровень накладных расходов, сметная прибыль, командировочные расходы) и определены корректно (параметры калькуляции рассчитаны без ошибок и по оптимальной (максимально приближенной к рыночной) стоимости).

d) факты хозяйственной деятельности (выполнение работ, поставка МТР, оборудования) достоверно отражены в бухгалтерском и управленческом учете (стоимость, период выполнения/ актирования работ, использованы корректные счета бухгалтерского учета для отображения операций).

6. Анализ выполненных работ

Для оценки эффективности функционирования процесса выполнения работ в рамках ремонтной и инвестиционной программы компании аудитору необходимо убедиться в том, что:

a) достигнуты и не утрачены за небольшой период времени плановые эффекты, предусмотренные ремонтной и инвестиционной программой (в том числе технико-экономические параметры работы оборудования), после проведения работ;

b) эффекты от выполнения работ рассчитаны корректно;

c) работы выполнены качественно (отсутствуют факты отказа работы оборудования после его ремонта), своевременно и в рамках плановой стоимости. В случае существенного отклонения параметров необходимо провести аудиторские процедуры в целях выявления причин несоответствий;

d) заказчик не актировал подрядчику выполненные работы по устранению поломок/ отказа оборудования в гарантийный период.

Анализ выполненных работ можно осуществлять в целях определения выборки, сформированной для аудита направления "Подготовка к ремонту", "Выполнение работ", "Приемка работ".

Для аудита направления "Планирование" возможно осуществление сплошной проверки в части корректности определения сроков выполнения работ, выборочной проверки — в части определения объема, номенклатуры плановых работ; расхода МТР/ оборудования, стоимости работ.

Для аудита направления "Анализ" возможно осуществление сплошной проверки.

При определении выборки необходимо учитывать квалификацию и компетенции аудиторов. По практике службы внутреннего аудита ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией", достаточно иметь квалифицированных специалистов со знанием процессов управления ремонта основного и вспомогательного оборудования, пониманием процессов ремонта общестанционного оборудования, знанием процессов ремонта зданий и сооружений, знаниями в сфере ценообразования работ по ТОиР и ТПиР⁵, знаниями НТД и внутренних нормативных документов в части ремонтной и инвестиционной деятельности, обладающих опытом работы в области ремонтной и инвестиционной деятельности не менее 5 лет, обладающих логическим и скептическим мышлением.

После формирования выборки необходимо сделать шаблон рабочих документов, содержащий перечень процедур, которые нужно выполнить аудитору для формирования заключения, по каждому направлению.

Сотрудники службы внутреннего аудита нашей компании проводят процедуры по каждой работе, включенной в выборку, и на основании результатов аудита определяют характер нарушений (системный/ разовый), их величину и риски, которые они формируют для компании. В целях унификации используется типовой перечень нарушений и рисков. Это позволяет облегчить процесс консолидации результатов аудита, проведенных разными аудиторами. Обращу особое внимание на важность типизации нарушений и рисков по каждому направлению. По практике, аудиторы в области ремонтной и инвестиционной деятельности редко обладают способностями и навыками написания отчетов в стиле, понятном для большинства заинтересованных лиц (не технических специалистов).

Аудит некоторых направлений можно и нужно проводить без выездного этапа (например, аудит направлений "Планирование" и "Анализ").

Процесс "Управление ремонтной и инвестиционной деятельностью" сопряжен с существенным объемом документации, оформляемой в ходе проведения каждого подпроцесса. Важно обеспечить быстрый доступ к ней со стороны ответственных исполнителей предприятий ТЭК. Для службы внутреннего аудита ООО "Интер РАО — Управление электрогенерацией" необходимая информация содержится в автоматизированной информационной системе "ТОРО", к которой имеют доступ все аудиторы в сфере ремонтной и инвестиционной деятельности.

Результаты проверки оформляются по каждому направлению деятельности с указанием:

• лиц, ответственных за функционирование и контроль направления деятельности;
• существенности нарушения (уровень отклонений от утвержденных требований, размер и/или риск ущерба/ упущенной выгоды;
• краткого и полного описания нарушений/ недостатков, выявленных в ходе аудита, с обязательной ссылкой на требования НТД/ ВНД, которые были нарушены. Возможные цели описания нарушений/ недостатков:

1. предоставление сведений для заказчика проведения проверки (краткое описание без использования профессиональной терминологии)
2. устранение нарушений/ недостатков лицами, ответственными за функционирование и контроль направления деятельности (полное описание с использованием профессиональной терминологии);

• возможных причин выявленных нарушений/ недостатков;
• комментариев лиц, ответственных за направление деятельности (в случае наличия неурегулированных разногласий по результатам проверки);
• рекомендаций аудитора (в случае, если нарушение/ недостаток являются существенным) и/или мероприятий по повышению эффективности функционирования процесса (в случае, если нарушение/ недостаток являются несущественным).

Такой алгоритм проведения проверки позволяет службе внутреннего аудита предоставлять заинтересованным лицам независимые гарантии функционирования процесса, формировать рекомендации по повышению его эффективности, принося тем самым пользу компании.

Ссылки:

1 Далее по тексту к данным работам будут отнесены работы по ремонту и техническому обслуживанию, техническому перевооружению и реконструкции, модернизации оборудования, зданий и сооружений.

2 Материально-технический ресурс

3 Техническое обслуживание и ремонт

4 Аналогичное представление результатов проверки можно использовать и по другим направлениям в рамках аудита ремонтной и инвестиционной деятельности

5 Техническое перевооружение и реконструкция